The inside job: drie adviezen tegen factuurfraude door medewerkers

Mogelijk bent u al bekend met de spookfactuur: een bekend incassobureau, energieleverancier of internetprovider stuurt u een stevige aanmaning, die vals blijkt te zijn. Daar trapt u dankzij deze tips natuurlijk niet in.

Maar hoe gaat u om met facturen voor niet-uitgevoerde werkzaamheden? Ook dit komt regelmatig voor bij grotere organisaties. Zo kwam deze week een medewerker van de gemeente Den Haag in het nieuws. Hij zou zijn eigen werkgever voor 1.7 miljoen (!) hebben opgelicht. Dat deed hij door in een periode van zes jaar facturen te versturen voor niet-uitgevoerde werkzaamheden.

Oplettende collega

Een oplettende boekhouder bracht de zaak aan het licht. De medewerker probeerde in de traditionele eindejaarsrally een aantal last-minute facturen van onbekende bedrijven door te drukken.

Hoewel de medewerker tegen de lamp liep, had de gemeente Den Haag dit in een veel eerder stadium kunnen ontdekken.

  1. Bewaak en borg met elkaar bestaande en nieuwe werkafspraken. De gemeente Den Haag kent voor betalingen een aftekenplicht voor opdrachten aan derden, zodat men zeker weet dat de klus is geklaard. Toch werd hier in de praktijk weinig op gelet en daar maakt deze medewerker dankbaar gebruik van.

    U kunt het bewustzijn van uw medewerkers verhogen met terugkerende e-learnings of games , frequente berichten op intranet, nieuwsbrieven met voorbeelden en uiteraard steekproeven.

  2. Zorg ervoor dat een medewerker nooit zijn eigen factuur of declaratie kan goedkeuren. In dit geval wist de medewerker handig gebruik te maken van tijdelijke autorisaties en rollen tijdens waarnemingen in vakantieperiodes of verloven.

    Dit kunt u vaak in uw eigen betalingssystemen instellen. Ga in gesprek met uw collega die rollen en autorisaties beheert. Denk hierbij aan een (terugkerende) automatische vergelijking van rolcodes waarbij géén overlap mag zijn tussen indienen en betalen van een factuur.

  3. Weet aan wie u een factuur betaalt. De medewerker maakte gebruik van een uitgebreid netwerk van BV’s. Die dus géén bekenden waren van de gemeente.

    Controleer dus altijd of de afzender een bekende partij is. Leg rekeningnummers van leveranciers en derde partijen dus vast in een lijst en borg dat twee medewerkers zijn betrokken bij aanpassingen.

    Maak hierbij gebruik van speciale software. Een snelle manier om dat te doen is gebruik maken van speciale software. Er is een applicatie die facturen controleert op onregelmatigheden én daarbij kan aansluiten op uw eigen lijsten en databases. Komt de afzender niet voor op de lijst? Dan geeft de software dit aan en kunt u de factuur nader bekijken.

Tot slot

Het is een kunst om te balanceren tussen enerzijds controleren en anderzijds vertrouwen op het moreel kompas van uw medewerkers en collega’s. Veel organisaties boeken namelijk succes door veel verantwoordelijkheid en mandaat te geven aan hun medewerkers. Hoe bewaak je die balans? Daar komen wij in een volgende blog op terug.

Over Leissner & Van der Molen

Leissner & van der Molen helpt organisaties om hun kwetsbare financiële processen te verbeteren. Dit doen zij door fouten en fraude inzichtelijk te maken, te voorkomen én op te lossen

Roeland van der Molen

Roeland van der Molen is managing consultant bij Leissner & Van der Molen. Als jurist en dataspecialist heeft hij zich de afgelopen tien jaar ontwikkeld tot een allround number cruncher. Hij helpt klanten om meer grip te krijgen op hun fraudecijfers en van daaruit een effectieve strategie op te bouwen. ”Innoveren doe je vanuit de basis”.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

For security, use of Google's reCAPTCHA service is required which is subject to the Google Privacy Policy and Terms of Use.

I agree to these terms.