Wat we leren van de Wirecard-fraude: signaleer vervalste documenten

Topman Markus Braun van het Duitse betaalbedrijf Wirecard lijkt jarenlang de spil te zijn geweest in een vorm van uitgebreide en geraffineerde fraude. Hierbij is over het boekjaar 2019 bijna twee miljard euro aan banktegoeden onvindbaar. Waarschijnlijk is het niet-bestaand geld om de (jaar)cijfers te manipuleren. Onderzoeksjournalisten van de Financial Times brachten dit omvangrijke schandaal afgelopen kortgeleden aan het licht.

Valse documenten spelen een belangrijke rol bij het vervalsen van omzetcijfers en de vermogenspositie. Je moet immers kunnen aantonen welke omzet je draait en welk saldo op de bank(en) staat. Een meer zorgvuldige controle van dit soort bewijsstukken (document due dilligence) had veel (aandeelhouders)leed kunnen besparen.

Goede document due dilligence leidt tot (veel) eerdere signalering

Een gouden regel: accepteer uitsluitend aantoonbaar authentieke documenten. En zorg ervoor dat je die documenten van de bron ontvangt.

In de Wirecardcasus ontving Ernst & Young onder andere screenshots (!) als bewijs van banksaldi. Deze vervalste screenshots en documenten waren afkomstig van medewerkers van Wirecard zelf. En niet van de bank waar het (zogenaamde) tegoed aanwezig zou zijn.

Dit principe is overigens niet alleen binnen de accountancy toepasbaar, maar ook in de andere branches, zoals verzekeringen en hypotheken.

In de hypotheekbranche komt het regelmatig voor dat screenshots van bankafschriften visueel gemanipuleerd zijn. Is er géén document? Ga het dan met eigen ogen bekijken en let hierbij goed op dat je niet in een namaak-administratie of nep-applicatie meekijkt.

Ook bij de onderbouwing van bijvoorbeeld een schadeclaim moeten verzekeraars alleen originele facturen accepteren. En voorzichtig zijn met screenshots of gescande facturen waarvan je weet dat er een digitaal origineel moet zijn.

Drie tips

Het grote struikelblok is echter altijd het grote volume aan documenten. Je hebt simpelweg niet de tijd of capaciteit om alle documenten te controleren bij een bank, winkel of leverancier. Hoe ga je hiermee om? Wij geven drie tips:

  1. Maak intern procesafspraken wanneer je dit wél gaat doen. Denk aan een drempelbedrag en steekproeven. Dit is goedkoop en snel te implementeren en je bent niet afhankelijk van IT-ondersteuning.
  2. Ook kun je gebruik maken van gekwalificeerde elektronische handtekeningen (e-signing) om zo de echtheid van een document te garanderen. Met een gekwalificeerde elektronische handtekening waarborgen certificaten de authenticiteit van het document. Hiermee kun je een documenten blind vertrouwen. Dit kan goed werken in een groot-zakelijke relatie. Voor MKB en particulieren is deze oplossing minder geschikt gezien de kosten en rompslomp.
  3. Er is sinds kort ook gespecialiseerde software die een document controleert op volledigheid en echtheidskenmerken. Dat geeft veel handvatten om bij de verdachte documenten dieper te graven om de authenticiteit vast te stellen. En de kostbare onderzoekscapaciteit effectiever in te zetten.

Wil je meer weten over document due dilligence? Wij publiceren regelmatig over fouten en fraude met facturen, declaraties en hieraan gerelateerde documenten.

Over Leissner & Van der Molen

Leissner & van der Molen helpt organisaties om hun kwetsbare financiële processen te verbeteren. Dit doen zij door fouten en fraude inzichtelijk te maken, te voorkomen én op te lossen.

Roeland van der Molen

Roeland van der Molen is managing consultant bij Leissner & Van der Molen. Als jurist en dataspecialist heeft hij zich de afgelopen tien jaar ontwikkeld tot een allround number cruncher. Hij helpt klanten om meer grip te krijgen op hun fraudecijfers en van daaruit een effectieve strategie op te bouwen. ”Innoveren doe je vanuit de basis”.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

For security, use of Google's reCAPTCHA service is required which is subject to the Google Privacy Policy and Terms of Use.

I agree to these terms.